هوش هیجانی از آن دسته مفاهیمی هست که با پژوهش‌های گسترده مشخص شده است که تاثیر زیادی بر هر نوع ارتباطی و علی‌الخصوص ارتباطات سازمانی دارد. در این مقاله سعی کرده‌ایم در مورد یکی از عرصه‌هایی که هوش هیجانی تاثیر زیادی بر سازمان و ارتباطات سازمانی دارد بنویسیم. یعنی همان زمانی که دقیقاً سعی دارید به کارمند یا همکار خود بازخورد بدهید. بازخوردی که شاید حاوی نقد هم باشد.
در این میان معمولاً ارائه و دریافت بازخورد، هم برای مدیر و هم برای کارمند نگران‌کننده است. کارمند در مورد آنچه که مدیر باید در مورد عملکرداش بگوید احساس نگرانی میکند. مدیر نیز از عملکرد ضعیف خسته شده است. با این حال می‌دانیم که بازخورد سازنده بخشی جدایی‌ناپذیر از رشد ماست.
در این مقاله به دنبال جواب دادن به این پرسش هستیم که چگونه می‌توان این تجربه را به یک تجربه مثبت‌تر تبدیل کرد؟
در همین ابتدا بگوییم که بسیار مهم است که بدانید، ارائه بازخورد یک هنر و علم است.
بیشتر رهبران، مدیران و افراد به خوبی از این علم استفاده می‌کنند. شکافی که می‌بینم در هنر است، نه علم. تمام افراد میتوانند بازخورد دریافت کنند و از مزایای آن بهره‌مند شوند.
هدف از ارائه بازخورد بهبود وضعیت یا کمک به دیگران برای بهتر شدن است.
با این حال ارائه بازخورد بسیار دشوار است زیرا اغلب به عنوان انتقاد و یا شاید حتی برای دیگران مضر به نظر می‌رسد. چطور می‌توانید مطمئن شوید که بازخورد شما واقعا مفید است؟
به عنوان یک مدیر، رهبر یا همکار، ارائه بازخورد به دیگران ضروری است. اما گاهی اوقات این چیزی نیست که آنها می‌خواهند بشنوند و دچار سوتفاهم می‌شویم یا حتی با مقاومت آنها روبرو می‌شویم.
پس نحوۀ ارائه بازخورد بسیار مهم است و باعث ایجاد تفاوت میشود تا فرد نسبت به بازخورد و فیدبک، گشودگی و پذیرش خوبی داشته باشد یا نه؟
هوش هیجانی در این زمینه کمک میکند
برای ارائه بازخورد موثر، شما باید دیگران را بشناسید: نقاط قوت و ضعف، انگیزه‌ها و محرک‌ها و سبک ارتباطی آنها. به خاطر داشته باشید که آنچه برای یک فرد جواب می‌دهد و موثر است، ممکن است لزوما برای همه افراد جواب ندهد.
اما چگونه می‌توانیم بازخورد سازنده داشته باشیم؟
با استفاده از هوش هیجانی، به دلیل شناخت درست و دقیق فرد مقابل، می‌توانید بازخوردی متناسب با ویژگی‌های او ارائه دهید و در این حالت تاثیراش بسیار زیاد است.
و به یاد داشته باشید که مهارتهای نرم مانند همدلی و گوش دادن که در طیف هوش هیجانی (EQ) قرار می‌گیرد، در هنگام ایجاد یک حلقه بازخورد مفید، حیاتی هستند.
و اما هوش هیجانی چیست؟
توانایی شخص در مدیریت فردی و تنظیم روابط با دیگران به گونه‌ای که بتواند به مقاصد و اهداف خود در زندگی دست یابد.
غالبا افراد درک درستی از تعریف هوش هیجانی ندارند و فکر می‌کنند که هوش هیجانی همان مهارتهای اجتماعی است. این تعریف مانند این است که بگوییم، اتومبیل همان فرمان است! البته مهارتهای اجتماعی بخشی از مهارتهای هوش هیجانی ما را نیز تشکیل می‌دهند اما بخش اعظم هوش هیجانی به دنیای درونی ما مربوط میشود.
علاوه بر این، اگر با توجه به اولویت‌ها، باورها و مهارتهای کارکنان یا همکاران‌تان به آنها نزدیک شوید، نسبت به بازخورد و دریافت فیدبک گشوده‌تر و پذیراتر خواهند بود.
چگونه یک بازخورد خوب و موثر بدهیم؟
به مثالی توجه کنیم:
رفتار همکارتان، در جهت اشتباهی پیش می‌رود. او همیشه دیر به جلسات می‌آید، به نظر نمی‌رسد که تمرکز کافی داشته باشد. چگونه می‌توانید این روند و رفتار را تغییر دهید؟
با گفتگوی صادقانه‌ای، بازخورد را شروع کنید. می‌توانید با ذکر این نکته باشد: به نظر می‌رسد موضوعی تغییر کرده و شکافی بین عملکرد گذشته و زمان حال تو وجود دارد. از او بپرسید که اوضاع و احوال‌اش چگونه است؟ سپس، به حرفهایش گوش دهید. لازم نیست خودتان مشکل را حل کنید، اما می‌توانید گوش دهید و به پیدا کردن راه‌حل به او کمک کنید.
البته، این نوع راه‌حل‌ها زمان‌بر است و ممکن است نیاز به چندین مکالمه و گفتگو باشد. همدلی راه درازی در پیش دارد.
با نشان دادن استقبال خود نسبت به شنیدن حرفهایش، می‌توانید به همکار خود نشان دهید که کنار او هستید. به عنوان فردی که سعی دارد کمک کند و قضاوت نکند. این کار را انجام دهید. این کار شما، ممکن است به او کمک کند تا کارها را به طور متفاوت انجام دهد.
در اینجا چند نکته ساده اما موثر برای اطمینان از این که بازخورد شما موثر است، ارائه می‌کنیم:
به لحن صدا و زبان بدن خود توجه کنید
نحوۀ بیان شما اغلب تاثیر بیشتری از خود محتوای صحبت شما دارد. گاهی اوقات ارائه و یا دریافت بازخورد می‌تواند باعث شود که هیجانی و احساساتی شوید. در شرایط بازخورد دادن، آرام و بی‌طرف ماندن شما مهم است تا مطمئن شوید که حرف‌های‌تان شنیده میشود.
جلسه بازخورد را به صورت حضوری برگزار کنید
علت برتری ارائه بازخورد به صورت حضوری تا تماس ویدیویی و یا تلفنی، این است که زبان بدن بسیار با اهمیت است. ارائه بازخورد از طریق متن، واتس‌آپ یا ایمیل و… مناسب نیست. زیرا در چنین شرایطی به دلیل نبود ارتباط غیرکلامی، فضای زیادی برای سوتفاهم وجود دارد. ممکن است این فضاها به نظر ساده‌تر و ایمن‌تر به نظر برسند اما مناسب نیست.
چارچوب مناسبی را فراهم کنید
مناسب‌ترین زمان را انتخاب کنید. آیا او حالش خوب است؟ آیا نسبت به دریافت بازخورد، پذیراست؟ آیا در محیط آرام و تنها هستید؟ و… . دقت کنید که بهترین شرایط را برای ارائه بازخورد فراهم کنید.
در هر گفتگو، تنها یک بازخورد ارائه دهید
گاهی اوقات چیزهای زیادی وجود دارند که شما را آزار می‌دهند و یا شما می‌خواهید در مورد آنها صحبت کنید. اما توجه کنید که در هر گفتگو، تنها یک موضوع را انتخاب کنید و تنها در صورتی موضوع دیگری را مطرح کنید که به موضوع اول مربوط باشد.
راه‌حل گرا باشید
سعی کنید با نگرش مفید به مکالمه نزدیک شوید: به هر حال، سعی دارید به همکار و یا اعضای تیم‌تان کمک کنید تا بهتر شوند. بر اهمیت تیم تاکید کنید و در طول مکالمه، بازخورد مثبت نیز ارائه دهید.
توجه به این نکات ساده اما مهم به شما کمک میکند تا هم هوش هیجانی خود را به این واسطه ارتقا داده و نیز بازخورد سازندهای را ارائه دهید.
